NAJčASTEJšIE OTáZKY

Ak nasledujúce odpovede na Vaše najčastejšie otázky nezodpovedajú práve tú Vašu, neváhajte nás kontaktovať. Radi na Vaše otázky odpovieme. 

  • Čo je to správa registratúry?

Správa registratúry je zabezpečovanie evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov, prístupu k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania

  • Čo je to registratúra?

Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných pôvodcom registratúry.

  • Kto všetko je pôvodca registratúry?

Pôvodca registratúry je právnická alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej vzniká registratúra.

  •  Aké sú hlavné povinnosti pôvodcu registratúry?

Medzi hlavné povinnosti pôvodcu registratúry zo zákona patria:

- povinnosť viesť riadnu evidenciu záznamov 

- zabezpečiť trvanlivosť registratúrneho záznamu 

- zabezpečiť účelné a bezpečné uloženie registratúrnych záznamov 

- zabezpečiť riadne personálne obsadenie úseku správy registratúry 

- riadne vyraďovať registratúrne záznamy/spisy 

  • Čo znamená vyraďovanie registratúrneho záznamu?

Je to súhrn činností, pri ktorých sa z registratúry vyčleňuje registratúrny záznam, ktorému uplynula lehota uloženia; registratúrny záznam s trvalou dokumentárnou hodnotou sa ukladá do archívu a registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty sa zničí

  • Čo je to lehota uloženia?

Lehota uloženia je počet rokov, počas ktorých pôvodca registratúry potrebuje registratúrny záznam na svoju činnosť 

  • Kto je povinný zabezpečovať správu registratúry?

 Správu registratúry je povinný zabezpečovať každý pôvodca registratúry. 

  •  Čo je to registratúrny poriadok?

Registratúrny poriadok je smernica spoločnosti, v ktorej sa upravuje evidovanie, tvorba, ukladanie, ochrana registratúrnych záznamov, prístup k registratúrnym záznamom a ich vyraďovanie; personálne, priestorové a materiálno-technické zabezpečenie správy registratúry; úlohy a opis činností zamestnancov na jednotlivých úsekoch správy registratúry

  • Čo je to registratúrny plán?

Registratúrny plán člení registratúru pôvodcu do vecných skupín a určuje jednotlivým registratúrnym  záznamom lehotu uloženia.

  • Kto má povinnosť vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán?

Podrobnosti o tom, kto je povinný vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán nájdete v menu "služby“ submenu "registratúrny poriadok a plán" 

  • Je potrebné mať vypracovaný registratúrny poriadok a plán aj keď túto povinnosť nemáme priamo zo zákona?  

Registratúrny poriadok je smernica s takou dôležitosťou ako ktorákoľvek iná smernica v spoločnosti. Pomocou nej sú upravené a opísané procesy v spoločnosti, ktoré uľahčujú, oboznamujú a informujú zamestnancov spoločnosti o ich povinnostiach a právomociach na jednotlivých úsekoch správy registratúry. Prostredníctvom tejto smernice sa delegujú niektoré právomoci na jednotlivé zamestnanecké funkcie. Preto, ak sú v spoločnosti zamestnaní dvaja a viac pracovníkov, registratúrny poriadok má svoje opodstatnenie aj napriek tomu, že povinnosť mať túto smernicu vypracovanú nie je priamo zo zákona. 

Registratúrny plán je súčasťou registratúrneho poriadku. Pri vyraďovaní registratúry musí každý pôvodca registratúry podať návrh na vyradenie na príslušný Štátny archív, a to už či má alebo nemá priamo zo zákona danú povinnosť mať vypracovaný registratúrny poriadok a plán. Samotný návrh na vyradenie registratúrnych záznamov nie je možné vypracovať bez registratúrneho plánu, keďže práve v ňom je registratúra členená do skupín a je im pridelená lehota uloženia.

  • Môžem vyradiť registratúrne záznamy po skončení ich lehoty uloženia?  

Pôvodca registratúry by mal vyraďovať registratúrne záznamy minimálne raz za 5 rokov. Avšak samotné vyradenie a fyzické skartovanie môže prebehnúť len po obdržaní povolenia od príslušného MV SR Štátneho archívu. Štátny archív takéto povolenie vydá na základe návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov, ktoré vypracuje pôvodca registratúry.

  • Čo je to registratúrna kniha

Registratúrna kniha je základná evidenčná pomôcka správy registratúry, nachádzajúca sa v registratúrnom stredisku obsahujúca informácie o registratúrnych záznamoch uložených v registratúrnom stredisku ako dátum prijatia, názov RZ, znak hodnoty, lehotu uloženia, rok vyhotovenia dokumentu, rok skartácie, dátum, a číslo protokolu vyradenia. 

  • Ako dlho mám musia byť uložené jednotlivé registratúrne záznamy?

Lehotu uloženia určujú jednotlivým registratúrnym záznamom rôzne zákony, ako napríklad zákon o účtovníctve, zákon o sociálnej poisťovni, zákon o dani z pridanej hodnoty a podobne. Ostatným registratúrnym záznamom, ktoré túto lehotu uloženia nemajú danú priamo zo zákona, určuje lehotu uloženia registratúrny plán.

  • Musím evidovať dokumenty?

Zákon o archívoch a registratúrach stanovuje ako povinnosť pre každého pôvodcu registratúry evidovať všetky dokumenty, ktoré vznikli z jeho činnosti, ako aj došlé dokumenty.

  • Aké sú sankcie za neplnenie povinností?

Za neplnenie alebo porušenie povinností stanovených zákonom o archívoch a registratúrach hrozí pôvodcom registratúry možná sankcia až do výšky € 33 193,--. K takémuto sankčnému konaniu sa pristupuje štandardným spôsobom, po vykonaní štátneho odborného dozoru zo strany príslušného štátneho archívu, zistení nedostatkov, stanovení opatrení na ich odstránenie a po ich opätovnom zistení pri kontrole plnenia opatrení na odstránenie nedostatkov.