Vytriedenie a usporiadanie dokumentov

  1. vytriedenie a usporiadanie registratúrnych záznamov podľa druhu registratúrnych záznamov a to na:
      

    registratúrne záznamy so znakom hodnoty "A"
    registratúrne záznamy bez znaku hodnoty "A", ktorým ešte neuplynula lehota uloženia
    registratúrne záznamy bez znaku hodnoty "A", ktorým už uplynula lehota uloženia
      
  2. označenie registratúrnych záznamov etiketou na šanóne, alebo preloženie ich obsahu do archívnych boxov a ich označenie etiketou, ktorá obsahuje minimálne názov registratúrneho záznamu, rok vzniku, lehotu uloženia a názov pôvodcu registratúry  
  3. spracovanie registratúrnej knihy
  4. príprava návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty "A", ktorým uplynula lehota uloženia, pre príslušný Štátny archív. 
  5. fyzická skartácia vyradených registratúrnych záznamov 
  6. poradenstvo v oblasti správy registratúry


Ako to prebieha? 

  • vytriedenie a usporiadanie dokumentácie vieme vykonať v priestoroch klienta, ideálne riešenie je však prevoz dokumentov do našich priestorov
  • ukladacím jednotkám (šanón, rýchloviazač, krabica) sa pridelia dočasné identifikačné čísla
  • každý šanón je našimi odbornými pracovníkmi otvorený, analyzovaný a vyhodnotený
  • následne sa do systému zaeviduje jeho obsah (názov, rok vzniku, rozsahu - ak to obsah umožňuje), 
  • po zaevidovaní všetkej dokumentácie do systému je jednotlivým dokumentom pridelený tzv.  „znak hodnoty“ (ZH) a „lehota uloženia“ (LU). 
  • na základe ZH a LU je pre každý dokument vypočítaný rok vyradenia. 
  • celá dokumentácia sa následne v systéme usporiada /podľa rôznych kritérií ako rok, LU, prípadne podľa abecedy/
  • dokumentom je pridelené jedinečné číslo (číslo šanónu, resp. číslo archívneho boxu), pod ktorým bude v evidencii registrované
  • vygenerujú a vytlačia sa štítky pre jednotlivé ukladacie jednotky
  • obsah šanónov (prípadne iných ukladacích jednotiek) sa preloží do archívnych krabíc
  • každá archívna krabica je opatrená štítkom s jeho obsahom a jedinečným číslom
  • takto označená archívna krabica sa následne vráti klientovi, prípadne uloží v registratúrnom stredisku našej spoločnosti.