Ochrana osobných údajov

Informácie o spracovaní osobných údajov

V súvislosti so spracúvaním Vašich osobných údajov zo strany Archivovanie Sk s.r.o., ako prevádzkovateľa Vám ako osobe, ktorej osobné údaje spracúvame (ďalej len „dotknutá osoba“) týmto poskytujeme informácie podľa článkov 13 a 14 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „Nariadenie“).

1. Pojmy súvisiace so spracúvaním osobných údajov
   
   Oboznámte sa, prosím so základnými pojmami, ktorú sú uvedené v tomto dokumente, a ktoré Vám pomôžu lepšie tomuto dokumentu porozumieť:
   osobný údaj - akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby (identifikovateľná fyzická osoba je osoba, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo najmä odkazom na identifikátor, ako je meno, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, online identifikátor, alebo odkazom na jeden či viaceré prvky, ktoré sú špecifické pre fyzickú, fyziologickú, genetickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu tejto fyzickej osoby)
   dotknutá osoba - každá fyzická osoba, ktorej osobné údaje sa spracúvajú,
   prevádzkovateľ - každý, kto sám alebo spoločne s inými vymedzí účel a prostriedky spracúvania osobných údajov a spracúva osobné údaje vo vlastnom mene; prevádzkovateľ alebo konkrétne požiadavky na jeho určenie môžu byť ustanovené v osobitnom predpise alebo medzinárodnej zmluve, ktorou je Slovenská republika viazaná, ak takýto predpis alebo táto zmluva ustanovuje účel a prostriedky spracúvania osobných údajov,
   sprostredkovateľ - každý, kto spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa,
   spracúvanie osobných údajov - spracovateľská operácia alebo súbor spracovateľských operácií s osobnými údajmi alebo so súbormi osobných údajov, najmä získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie, zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie, bez ohľadu na to, či sa vykonáva automatizovanými prostriedkami alebo neautomatizovanými prostriedkami,
   súhlas dotknutej osoby - akýkoľvek vážny a slobodne daný, konkrétny, informovaný a jednoznačný prejav vôle dotknutej osoby vo forme vyhlásenia alebo jednoznačného potvrdzujúceho úkonu, ktorým dotknutá osoba vyjadruje súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov
   informačný systémom - akýkoľvek usporiadaný súbor osobných údajov, ktoré sú prístupné podľa určených kritérií, bez ohľadu na to, či ide o systém centralizovaný, decentralizovaný alebo distribuovaný na funkčnom základe alebo geografickom základe,
   biometrický údaj - osobné údaje, ktoré sú výsledkom osobitného technického spracúvania osobných údajov týkajúcich sa fyzických charakteristických znakov fyzickej osoby, fyziologických charakteristických znakov fyzickej osoby alebo behaviorálnych charakteristických znakov fyzickej osoby a ktoré umožňujú jedinečnú identifikáciu alebo potvrdzujú jedinečnú identifikáciu tejto fyzickej osoby, ako najmä vyobrazenie tváre alebo daktyloskopické údaje,
   obmedzenie spracúvania osobných údajov - označenie uchovávaných osobných údajov s cieľom obmedziť ich spracúvanie v budúcnosti,
   profilovanie - akákoľvek forma automatizovaného spracúvania osobných údajov spočívajúceho použití osobných údajov na vyhodnotenie určitých osobných znakov alebo charakteristík týkajúcich sa fyzickej osoby, najmä na analýzu alebo predvídanie znakov alebo charakteristík dotknutej osoby súvisiacich s jej výkonnosťou v práci, majetkovými pomermi, zdravím, osobnými preferenciami, záujmami, spoľahlivosťou, správaním, polohou alebo pohybom,
   pseudonymizácia - spracúvanie osobných údajov spôsobom, že ich nie je možné priradiť ku konkrétnej dotknutej osobe bez použitia dodatočných informácií, ak sa takéto dodatočné informácie uchovávajú oddelene a vzťahujú sa na ne technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie toho, aby osobné údaje nebolo možné priradiť identifikovanej fyzickej osobe alebo identifikovateľnej fyzickej osobe,
   šifrovanie - transformácia osobných údajov spôsobom, ktorým opätovné spracúvanie je možné len po zadaní zvoleného parametra, ako je kľúč alebo heslo,
   online identifikátor - identifikátor poskytnutý aplikáciou, nástrojom alebo protokolom, najmä IP adresa, cookies, prihlasovacie údaje do online služieb, rádiofrekvenčná identifikácia, ktoré môžu zanechávať stopy, ktoré sa najmä v kombinácii s jedinečnými identifikátormi alebo inými informáciami môžu použiť na vytvorenie profilu dotknutej osoby a na jej identifikáciu,
   porušenie ochrany osobných údajov - porušenie bezpečnosti, ktoré vedie k náhodnému alebo nezákonnému zničeniu, strate, zmene alebo k neoprávnenému poskytnutiu prenášaných, uchovávaných osobných údajov alebo inak spracúvaných osobných údajov alebo k neoprávnenému prístupu k nim,
   príjemca - každý, komu sa osobné údaje poskytnú bez ohľadu na to, či je treťou stranou; za príjemcu sa nepovažuje orgán verejnej moci, ktorý spracúva osobné údaje na základe osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, v súlade s pravidlami ochrany osobných údajov vzťahujúcimi sa na daný účel spracúvania osobných údajov,
   tretia strana - každý, kto nie je dotknutou osobou, prevádzkovateľ, sprostredkovateľ alebo inou fyzickou osobou, ktorá na základe poverenia prevádzkovateľa alebo sprostredkovateľa spracúva osobné údaje,
   
   
2. Kto je prevádzkovateľom vašich osobných údajov
   
   Prevádzkovateľom vašich osobných údajov je Archivovanie SK s.r.o., so sídlom: Sobotské nám. 46, 058 01  Poprad, IČO: 36444154, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Prešov, oddiel: Sro, vložka číslo: 10104/P (ďalej len „Prevádzkovateľ“). Teda spoločnosť určuje účel a prostriedky spracúvania vašich osobných údajov.
   Kontaktné údaje: Archivovanie SK s.r.o., Sobotské nám. 46, 058 01  Poprad.
   Spoločnosť určila zodpovednú osobu, ktorá dohliada u Prevádzkovateľa na ochranu osobných údajov. Na zodpovednú osobu sa môžete obrátiť elektronicky prostredníctvom e-mailovej adresy info@archivovanie.sk alebo písomne na adrese: Archivovanie SK s.r.o., Sobotské nám. 46, 058 01  Poprad.
   
   
3. Aké vaše osobné údaje spracúvame
   
   Prevádzkovateľ spracúva také osobné údaje, ktoré sú potrebné na to, aby vám mohla poskytovať služby, aby splnila svoje zákonné povinnosti a aby chránila svoje oprávnené záujmy. O zákazníkoch a potenciálnych zákazníkoch Prevádzkovateľ spracúva najmä nasledovné kategórie osobných údajov:
• Základné identifikačné údaje
  Základné identifikačné údaje sú súčasťou každej zmluvy, ktorú s nami uzatvárate resp. ktorá je uzatvorená vo váš prospech. Patria sem napríklad meno a priezvisko zástupcu a kontaktnú osobu spoločnosti, názov spoločnosti, sídlo spoločnosti, mailova adresa, telefonický kontakt, identifikačné údaje spoločnosti (právny základ – článok 6, ods. 1. písm. b) a c) Nariadenia Európskeho parlamentu a rady (EÚ) 2016/679 z 27.04.2016.
4. Na aké účely spracúvame vaše osobné údaje
   
   S vaším súhlasom Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje na nasledovné účely:

Účel	Právny základ	Kategórie osobných údajov
splnenie zákonných povinností na úseky daní a účtovníctva	osobitné zákony (najmä zákon o dani z príjmov, zákon o DPH, zákon o účtovníctve)	identifikačné údaje zákazníka (najmä meno, priezvisko, titul, adresa bydliska alebo miesta podnikania, príp. IČO, DIČ, IČ DPH); informácie o dodávaných tovaroch a službách;
splnenie zmluvnej povinnosti (doručenie tovaru alebo poskytnutie služby zákazníkovi)	zmluva medzi Prevádzkovateľom a dotknutou osobou	identifikačné údaje zákazníka (najmä meno, priezvisko, titul, adresa bydliska alebo miesta podnikania, príp. IČO, DIČ, IČ DPH); informácie o dodávaných tovaroch a službách; adresa pre doručenie; emailová adresa; telefonický kontakt
marketing (zasielanie informácií o produktoch a tovaroch Prevádzkovateľa)	oprávnený záujem	identifikačné údaje zákazníka (najmä meno, priezvisko, titul, adresa bydliska alebo miesta podnikania, príp. IČO, DIČ, IČ DPH); informácie o dodávaných tovaroch a službách; emailová adresa; telefonický kontakt
profilovanie zákazníkov	súhlas	identifikačné údaje zákazníka (najmä meno, priezvisko, titul, adresa bydliska alebo miesta podnikania, príp. IČO, DIČ, IČ DPH); informácie o dodávaných tovaroch a službách
registrácia na portáloch	súhlas	identifikačné údaje zákazníka (najmä meno, priezvisko, titul); emailová adresa; telefonický kontakt

5. Komu budú vaše osobné údaje poskytnuté
   
   Vaše osobné údaje spracúvame interne v rámci prevádzkovateľa. Vaše osobné údaje nie sú poskytované tretím osobám.
   
   
6. Kde sa vaše osobné údaje spracúvajú
   
   Vaše osobné údaje sa spracúvajú len na území Slovenskej republiky, neprenášajú sa do krajín Európskej únie a krajín mimo Európskej únie.
   
   
7. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje a ako môžete odvolať súhlas so spracovaním osobných údajov
   
   Vaše osobné údaje spracúva Prevádzkovateľ počas doby trvania zmluvy. Po skončení zmluvy sa údaje uchovávajú po dobu najviac 10 rokov. V prípade, ak nedošlo k uzatvoreniu zmluvy, sa osobné údaje budú uchovávať pre prípad neskoršieho uzatvorenia zmluvy po dobu 60 dní od prvého kontaktu.
   
   Doba uchovávania osobných údajov vyplýva tiež z osobitných zákonov, najmä zákona č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov, zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov ako aj zákona č. 595/2003 Z.z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov a registratúrneho plánu Prevádzkovateľa.
   
   V prípade, ak ste Prevádzkovateľovi udelili súhlas so spracovaním osobných údajov na marketingové účely, vaše údaje spracúvame na tento účel po dobu trvania vášho zmluvného vzťahu s Prevádzkovateľom za predpokladu, že váš súhlas so spracovaním osobných údajov neodvoláte skôr. A nie ste klientom Prevádzkovateľa, vaše osobné údaje spracúvame na marketingové účely po dobu 1 roka od udelenia vášho súhlasu, pokiaľ váš súhlas so spracúvaním osobných údajov neodvoláte skôr.
   
   
8. Vaše práva v súvislosti so spracúvaním osobných údajov
   
   V súvislosti so spracúvaním vašich osobných údajov máte nasledujúce práva:
• Prístup k osobným údajom
  Podľa čl. 15 Nariadenia máte právo:
  a)  získať potvrdenie, či Prevádzkovateľ spracúva vaše osobné údaje,
  b) v prípade, že Prevádzkovateľ spracúva vaše osobné údaje, dostať informácie o spracúvaní osobných údajov uvedených v čl. 15 ods. 1 Nariadenia,
  c)   na vyžiadanie dostať kópiu osobných údajov, ktoré Prevádzkovateľ spracúva.
  V prípade nedôvodných alebo neprimeraných žiadostí, najmä z dôvodu, že sa opakujú, môže Prevádzkovateľ za poskytnutie kópie osobných údajov, ktorá sa spracúvajú, účtovať primeraný poplatok.
• Oprava osobných údajov
  Podľa čl. 16 Nariadenia máte právo na opravu nesprávnych alebo doplnene neúplných osobných údajov, ktoré o vás Prevádzkovateľ spracúva. Opravu/doplnenie Prevádzkovateľ realizuje bez zbytočného odkladu, vždy však s prihliadnutím na dané technické možnosti.
• Vymazanie osobných údajov
  Máte právo na vymazanie vašich osobných údajov bez zbytočného odkladu v prípadoch uvedených v čl. 17 Nariadenia, najmä pokiaľ:
  a)  osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získali, alebo inak spracúvali,
  b)  odvoláte súhlas so spracúvaním osobných údajov,
  c)   namietate voči spracúvanie osobných údajov na účely oprávnených záujmov Prevádzkovateľa a neprevažujú žiadne oprávnené dôvody na spracúvanie, alebo namietate voči spracúvaniu na účely priameho marketingu,
  d)  osobné údaje sa spracúvali nezákonne.
• Obmedzenie spracúvania osobných údajov
  Podľa čl. 18 Nariadenia máte právo na to, aby Prevádzkovateľ obmedzil spracúvanie osobných údajov, pokiaľ budete namietať správnosť osobných údajov, zákonnosť alebo dôvodnosť ich spracúvania alebo pokiaľ budete namietať proti ich spracúvaniu.
• Prenosnosť osobných údajov
  Pokiaľ ste nám v súvislosti so zmluvou alebo na základe súhlasu poskytli osobné údaje a ich spracúvanie sa vykonáva automatizovane, máte právo od nás získať tieto osobné údaje v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Ak to bude technicky možné, vaše osobné údaje môžeme odovzdať aj priamo prevádzkovateľovi, ktorého určíte.
• Namietať proti spracúvaniu osobných údajov
  Podľa čl. 21 Nariadenia máte právo namietať proti spracúvaniu vašich osobných údajov, ktoré je vykonávané z dôvodu oprávneného záujmu Prevádzkovateľa. V prípade, že Prevádzkovateľ nepreukáže, že existujú nevyhnutné oprávnené dôvody na spracúvanie, ktoré prevažujú nad vašimi záujmami, právami a slobodami, alebo dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov, Prevádzkovateľ spracúvanie na základe námietky ukončí  bez zbytočného odkladu.
• Namietať proti spracúvaniu osobných údajov na účely priameho marketingu
  Keď Prevádzkovateľ spracúva vaše osobné údaje na účely priameho marketingu na základe oprávneného záujmu Prevádzkovateľa, máte právo kedykoľvek namietať proti takémuto spracúvaniu vašich osobných údajov na účely priameho marketingu. Ak budete namietať proti spracúvaniu na účely priameho marketingu, Prevádzkovateľ nebude vaše osobné údaje na tento účel ďalej spracúvať.
• Obrátiť sa dozorný orgán
  Pokiaľ sa domnievate, že v rámci našej činnosti prichádza k neoprávnenému spracúvaniu osobných údajov, môžete sa obrátiť so sťažnosťou na dozorných orgán, ktorým je na území Slovenskej republiky Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.
• Odvolať poskytnutý súhlas so spracovaním osobných údajov
  Udelenie súhlasu so spracúvaním osobných údajov je dobrovoľné, a teda je iba na vás, či svoj súhlas v navrhovanom rozsahu poskytnete alebo nie. Súhlas so spracúvaním osobných údajov môžete kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pre jeho odvolaním.

Vyššie uvedené práva sa uplatnia v rozsahu a za podmienok stanovených v Nariadení.



9. Ako môžete získať ďalšie informácie a uplatniť svoje práva
   
   Ak máte otázky týkajúce sa spracúvania vašich osobných údajov, alebo chcete získať viac informácií, môžete sa na náš obrátiť písomne na našu adresu: Archivovanie SK s.r.o., Sobotské nám. 46, 058 01  Poprad. Prevádzkovateľ tiež určil zodpovednú osobu, ktorá dohliada na ochranu osobných údajov. Na zodpovednú osobu sa môžete obrátiť prostredníctvom e-mailovej adresy info@archivovanie.sk.