Vytriedenie a usporiadanie dokumentov
Pri väčšine našich klientov sa stretávame s tým, že svoj problém týkajúci sa správy registratúry tlačia pred sebou dlhé roky, niekedy aj desaťročia. Správu registratúry teda neriešia, ale odsúvajú, čím v tomto prípade dochádza k tomu, že narastá na objeme. A že im to jedného dňa „prerastie cez hlavu“ si môžete byť istí.
Ako to teda funguje? Základom je zaviesť systém. Bez pravidiel nefunguje nič. Správa registratúry nie je výnimkou.
Samotné vytriedenie a usporiadanie dokumentácie vieme vykonať v priestoroch klienta, ideálne riešenie je však prevoz dokumentov do našich priestorov. Ukladacím jednotkám (šanón, rýchloviazač, krabica) sa pridelia jedinečné identifikačné čísla (9 ciferný kód aj vo forme čiarového kódu). Následne je obsah každého šanónu našimi odbornými pracovníkmi analyzovaný a vyhodnotený. Do informačného systému zaevidujeme jeho obsah (názov, rok vzniku, rozsahu - ak to obsah umožňuje, ...) – celkovo až 48 údajov o každom registratúrnom zázname.
Po zaevidovaní všetkej dokumentácie do systému je jednotlivým dokumentom pridelený tzv. „znak hodnoty“ (ZH) a „lehota uloženia“ (LU). Na základe týchto údajov je pre každý dokument vypočítaný rok vyradenia.
Celá dokumentácia sa následne v systéme usporiada /podľa rôznych kritérií ako rok, LU, prípadne podľa abecedy/. Vygenerujú a vytlačia sa štítky pre jednotlivé ukladacie jednotky. Obsah šanónov (prípadne iných ukladacích jednotiek) preložíme do archívnych krabíc a každá archívna krabica je opatrená štítkom s jeho obsahom a jedinečným číslom.
Takto označené archívne krabice sa následne vrátia klientovi, prípadne ich uložíme v registratúrnom stredisku našej spoločnosti.
Naši klienti
a obce 140
a školské zariadenia 129
a iné inštitúcie 103
konkurzných podstát 125
Povedali o nás
Chcem sa Vám v mene Obce Krížová Ves veľmi pekne poďakovať za profesionálne spracovanie dokumentov. Každý kto vchádza do nášho archívu, tak je príjemne prekvapený ako ho máme ukážkovo usporiadaný a to vďaka Vám a Vašim pracovníčkam, ktoré si dajú naozaj záležať na svojej práci. Môžem len a len odporúčať Vašu firmu, každému kto potrebuje dokonalý archív. Nech sa Vám naďalej darí vo Vašej práci.
Ing. Andrea Maláková Obec Krížová VesSpoločnosť Archivovanie SK s.r.o. sme oslovili z dôvodu potreby spracovania nového registratúrneho poriadku a rozhodnutia aktualizovať stav v škole archivovaných písomnosti, uviesť archív do súladu so v súčasnosti platnou legislatívou. Spoluprácu so zamestnancami spoločnosti, ich prístup a navrhované riešenia hodnotíme ako profesionálne a odborne na vysokej úrovni, ich jednanie je promptné, zodpovedné a konštruktívne. Práca ukončená v dohodnutých termínoch v požadovanej kvalite. Na základe vlastnej skúsenosti budeme so spoločnosťou Archivovanie SK pokračovať v spolupráci aj naďalej a doporučujeme ju iným záujemcom o služby v tejto oblasti.
PaedDr. Adriana Oravcová riaditeľka Základnej školy v Poprade – Spišskej SoboteSo spoločnosťou Archivovanie.sk sme maximálne spokojní. Všetko bolo spracované rýchlo, odborne a podľa našich potrieb. Zamestnanci sú milí a ochotní pomôcť, poradiť a vyznajú sa vo svojej práci. Môžeme všetkým odporúčať.
Kolektív ZŠ s MŠ Jarná, PopradS prácou spoločnosti Archivovanie.sk sme maximálne spokojní. Zamestnanci spoločnosti sú ústretoví, spoľahliví, profesionálni a odviedli v našom archíve 100% prácu. Práca nám bola odovzdaná v dohodnutom termíne a dojednanej cene. Touto cestou by som chcela spoločnosť Archivovanie.sk odporučiť každému kto chce mať dokonalý archív. Ďakujeme a tešíme sa na ďalšiu spoluprácu.
ZŠ StupavaChceme Vám veľmi pekne poďakovať za Vaše služby, t.j. za profesionálne vykonanú prácu. Sme maximálne spokojní, zamestnanci spoločnosti sú veľmi milí a ústretoví a vždy ochotní pomôcť. Služby spoločnosti odporúčame všetkým samosprávam.
Ladislav Hakulin starosta obce Kalná RoztokaS prácou spoločnosti Archivovanie Sk som veľmi spokojný, Oceňujem ich profesionalitu a dôslednosť a celkový efekt na konci práce. Všetko bolo spracované podľa našich predstáv a veľmi precízne. Absolútna spokojnosť a maximálny počet hviezdičiek za prevedenú prácu. Veľmi odporúčam aj ďalším záujemcom.
Ing. Andrej Mitaľ Obec ŽelezníkSo spoločnosťou Archivovanie.sk máme pozitívne skúsenosti. Agenda bola spracovaná rýchlo a odborne, skartácia bola vykonaná až po vzájomnej konzultácii. Zamestnanci veľmi milí, ochotní. Maximálna spokojnosť - odporúčame.
Agáta Barillová ZŠ s MŠ Tajovského, PopradS prácou spoločnosti Archivovanie.sk sme maximálne spokojní. Zamestnanci spoločnosti sú ústretoví, spoľahliví, profesionálni a odviedli v našom archíve 100% prácu. Práca nám bola odovzdaná v dohodnutom termíne a dojednanej cene. Touto cestou by som chcela spoločnosť Archivovanie.sk odporučiť každému kto chce mať dokonalý archív. Ďakujeme a tešíme sa na ďalšiu spoluprácu.
Mgr. Zuzana Šimková ZŠ StupavaSeriózna spoločnosť, profesionálne poskytovanie služieb, vysoká odbornosť, milý kolektív.
Obec Betlanovce
