Vytriedenie a usporiadanie dokumentov
Pri väčšine našich klientov sa stretávame s tým, že svoj problém týkajúci sa správy registratúry tlačia pred sebou dlhé roky, niekedy aj desaťročia. Správu registratúry teda neriešia, ale odsúvajú, čím v tomto prípade dochádza k tomu, že narastá na objeme. A že im to jedného dňa „prerastie cez hlavu“ si môžete byť istí.
Ako to teda funguje? Základom je zaviesť systém. Bez pravidiel nefunguje nič. Správa registratúry nie je výnimkou.
Samotné vytriedenie a usporiadanie dokumentácie vieme vykonať v priestoroch klienta, ideálne riešenie je však prevoz dokumentov do našich priestorov. Ukladacím jednotkám (šanón, rýchloviazač, krabica) sa pridelia jedinečné identifikačné čísla (9 ciferný kód aj vo forme čiarového kódu). Následne je obsah každého šanónu našimi odbornými pracovníkmi analyzovaný a vyhodnotený. Do informačného systému zaevidujeme jeho obsah (názov, rok vzniku, rozsahu - ak to obsah umožňuje, ...) – celkovo až 48 údajov o každom registratúrnom zázname.
Po zaevidovaní všetkej dokumentácie do systému je jednotlivým dokumentom pridelený tzv. „znak hodnoty“ (ZH) a „lehota uloženia“ (LU). Na základe týchto údajov je pre každý dokument vypočítaný rok vyradenia.
Celá dokumentácia sa následne v systéme usporiada /podľa rôznych kritérií ako rok, LU, prípadne podľa abecedy/. Vygenerujú a vytlačia sa štítky pre jednotlivé ukladacie jednotky. Obsah šanónov (prípadne iných ukladacích jednotiek) preložíme do archívnych krabíc a každá archívna krabica je opatrená štítkom s jeho obsahom a jedinečným číslom.
Takto označené archívne krabice sa následne vrátia klientovi, prípadne ich uložíme v registratúrnom stredisku našej spoločnosti.
Zastupované spoločnosti
a obce 61
a školské zariadenia 41
a iné inštitúcie 59
konkurzných podstát 106
Povedali o nás
So spoločnosťou Archivovanie.sk sme maximálne spokojní. Všetko bolo spracované rýchlo, odborne a podľa našich potrieb. Zamestnanci sú milí a ochotní pomôcť, poradiť a vyznajú sa vo svojej práci. Môžeme všetkým odporúčať.
Kolektív ZŠ s MŠ Jarná, PopradSpoluprácu so spoločnosťou Archivovanie.sk hodnotíme veľmi pozitívne. Dokumentácia bola spracovaná v krátkej dobe a v súlade s platnou legislatívou. Môžeme odporúčať.
ZŠ s MŠ HarichovceUrobili ste kus skvelej práce. Archívne miesto je vyskladané tip,top. Vďaka za príkladný profesionálny prístup. Kiežby k práci takto pristupovali všetky oslovené inštitúcie.
Mgr. Darina Jacová ZŠ s MŠ RožkovanyMaximálna spokojnosť so službami, korektný prístup, dodržanie dohodnutých lehôt a podmienok.
Ing. Helena Mihalčinová Obec HôrkaS Vašimi službami sme boli maximálne spokojní . Veľmi pekne ďakujeme za profesionálny prístup, odbornosť a ochotu vyhovieť všetkým našim požiadavkám pri spracovaní archívnych dokumentov. Ďakujeme a zároveň odporúčame aj ďalším zákazníkom.
Obec Štefanov nad Oravou- aj keď je to pre menšie obce dosť finančne náročné, uplati sa do to ísť - spoľahlivosť, slušnosť a hlavne odbornosť pracovníkov firmy - pracovníci sú stále na telefóne a sú ochotní stále pomôcť a poradiť - nestretol som sa s jediným problémom, všetko fungovalo na 100%
Ing. Štefan Petrus Obec ŠambronZodpovedný prístup, korektné právanie, ústretovosť zamestnancov, dodržiavanie termínov. Jasná a zrozumiteľná komunikácia.
Mgr. Terézia Valeková ZŠ Zemanská, KrompachySpoločnosť Archivovanie SK s. r. o. nám zabezpečovala služby v oblasti správy registratúry. S prácou zamestnancov tejto firmy som bola maximálne spokojná, čo sa týka odbornosti, promptnosti vybavenia potrebných podkladov ako aj ústretovosti zo strany zamestnancov. V budúcnosti určite budem uvažovať o ďalšej spoločnej spolupráci. Všetkým prajem hlavne pevné zdravie a veľa úspechov v ich ďalšej práci.
Marcela Sekrénešová starostka obce SlizkéAj touto cestou chceme vysloviť poďakovanie firme Archivovanie SK s.r.o. a jej zamestnancom za prácu, ktorú vykonali pri spracovávaní archívnych dokumentov v našom obecnom úrade. Ich prácu hodnotíme ako vysoko profesionálnu, odbornú, s maximálnou snahou vyhovieť požiadavkám zákazníka. Všetkým jej zamestnancom prajeme pevné zdravie, a radosť z dobre vykonanej práce. Tešíme sa na ďalšiu možnú spoluprácu.
Marek Virág starosta obce MarkušovceVeľmi pekne ďakujeme firme Archivovanie SK s.r.o. a jej pracovníkom za ich služby, za kvalitnú, spoľahlivú a pružnú spoluprácu. Sme veľmi spokojní, doporučujeme záujemcom.
Alena Pitoňáková starostka obce Tatranská JavorinaVeľmi pekne Vám ďakujem za spoluprácu v uplynulom období. Sme veľmi spokojní s Vašim promptným a konštruktívnym prístupom k riešeniu problematiky archivácie. Dúfam, že budeme spolupracovať aj v budúcom období. Tešíme sa na ďalšiu spoluprácu s Vašou firmou.
Ing. Alžbeta Čekovská starostka obce GánovceSo službami f. Archivovanie SK s.r.o. sme maximálne spokojní. Firma reaguje promptne na zmenu legislatívy v danej oblasti, firma vychádza v ústrety požiadavkám klienta, dodacie lehoty dodržiava v požadovanej kvalite, ceny sú optimálne.
Ing. Štefan Džurný starosta obce Červený KláštorSo spoločnosťou Archivovanie.sk máme pozitívne skúsenosti. Agenda bola spracovaná rýchlo a odborne, skartácia bola vykonaná až po vzájomnej konzultácii. Zamestnanci veľmi milí, ochotní. Maximálna spokojnosť - odporúčame.
Agáta Barillová ZŠ s MŠ Tajovského, PopradZákladná škola Toporec má s firmou Archivovanie SK s.r.o. zmluvný vzťah od roku 2004. Zamestnanci firmy nám poskytujú služby na profesionálnej úrovni. Na naše požiadavky reagujú pohotovo. Je to tím mladých kvalifikovaných, zodpovedných a hlavne spoľahlivých ľudí, ktorí sú kedykoľvek nápomocní pri našich potrebách v oblasti registratúry. S poskytnutými službami firmy sme nadmieru spokojní.
Kolektív ZŠ Toporec
